Р-14 Архивный отдел администрации г. Яровое

Вид фонда Архивного отдела администрации г. Яровое Алтайского края - фонд учреждения. Фонд включает в себя управленческую документацию, отражающую основную деятельность отдела. Все принятые документы на бумажной основе находятся в удовлетворительном состоянии, закартонированы.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета от 30 марта 1993 года № 4709 «Об отнесении п. Яровое к городу краевого подчинения», с целью формирования структуры администрации для управления социально-экономической жизнью города, глава администрации издал постановление от 28 мая 1993 года № 34 «О создании отделов» (в том числе и архивного отдела). (Ф. 3. опись № 1. дело № 5. стр. 162). В связи с образованием архивного отдела администрации г. Яровое произошла передача документов из архивного отдела г. Славгорода. Согласно акту приема-передачи от 30.06.1993 года было передано 2 фонда. Фонд № 1 – Яровой поселковый Совет народных депутатов за 1987– 1991 годы в количестве 232 единицы хранения, фонд № 2 - Славгородский общестроительный трест за 1957-1986 в количестве 616 единиц хранения. Всего было передано 848 единиц хранения. С 1993 года по 1995 год архивный отдел был архивом с переменным составом документов. В связи с принятием Закона Алтайского края «Об архивном фонде Алтайского края и архивах» стал архивом с постоянным составом документов, стал органом управления архивного дела в городе. Согласно Положению об архивном отделе (ф. 14. опись № 1. дело № 5), утвержденного 30 мая 1995 года, основными задачами архивного отдела являются: - обеспечение сохранности документов, хранящихся в архиве, комплектование архива на основе экспертизы ценности новыми документами; - использование документов; - организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; - контроль за соблюдением учреждениями, организациями законов органов государственной власти. Архивный отдел в соответствии возложенными на него задачами осуществляет хранение и государственный учет документов, хранящихся в архиве, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов, разрабатывает и согласовывает с управлением по делам архивов список источников учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел, проводит экспертизу ценности документов, информирует администрацию города и учреждения о составе документов, осуществляет контроль и руководство за работой ведомственных архивов, согласовывает положения о ведомственных архивах, представляет на утверждение описи дел постоянного хранения и на согласование описи дел по личному составу, а также, описи на фотодокументы, выдает в установленном порядке гражданам справок социально-правового характера, коп, выписки из документов. По состоянию на 01.01.1999 года в архивном отделе 8 фондов, 1071 единица хранения документов постоянного хранения, 19 дел личного происхождения, 13 единиц хранения по личному составу ликвидированных кооперативов. Документы архивного отдела описываются впервые. Архивный отдел администрации г. Яровое отнесен к источникам комплектования решением ЭПМК управления от 29.04.1998 года, протокол № 4, по полной форме приема документов (ф, 1).За описываемый период название, подчиненность, функции в отделе не изменились. В данную опись внесено 8 единиц хранения с № 1 по № 8. Состав документов по описи следующий: постановления, распоряжения главы администрации, документы о работе архивного отдела (годовой план, график согласования, объяснительные записки), приемо-сдаточный акт, информационные документы, составленные по материалам архива, положение об отделе, справка комплексной проверки работы архивного отдела комитетом по делам архивов, книга учета фотодокументов, список предприятий, организаций источников комплектования. Дело № 2 имеет следующие виды статистических отчетов: ф. 1 – показатели выполнения основных направлений развития архивного дела ф. 2 – сводный паспорт ф. 3 – паспорт архивного отдела. Документы о работе архивного отдела, статьи, инициативные информации подшиты в дела за несколько лет ввиду небольшого объема листов. Состав документов по описи неполный. Отсутствует положение о платных услугах. Дела в описи систематизированы по хронологическому принципу. Физическое состояние документов удовлетворительное. Список используемых источников и литературы: 1. Архивный отдел администрации г. Яровое (ф.14. оп. 1. д. 5). 20.10.1999