Архивный отдел Администрации Баевского района

На хранении в архивном отделе находятся 133 фонда. Особое место среди них занимают фонды органов представительной и исполнительной власти района и сельских поселений, комитетов и отделов райисполкома и администрации района. Это наиболее информативные фонды, связанные с управлением политической, экономической, общественной, культурной жизнью района, охватывают период с 1928 года и до настоящего времени. Значительный комплекс документов по истории развития сельского хозяйства на территории района сосредоточен в фондах управления сельским хозяйством, землеустроительного отдела, колхозов и совхозов, сельскохозяйственных артелей, машинно-тракторных станций.

Наибольшим тематическим и видовым разнообразием отличаются фонды личного происхождения и коллекции, включающие воспоминания, дневники, автобиографии, выписки из метрических книг о рождении, фотографии и др. Коллекциидокументов жителей Баевского района, удостоенных почетных званий и наград, документов участников Великой Отечественной войны и воинов-интернационалистов Баевского района, заслуженных работников культуры, самодеятельных поэтов продолжают пополняться.

В выставочной деятельности часто используются протоколы сходов граждан, заседаний сельских органов власти за 1920–1930-е гг. Исследователями востребованы контрольные экземпляры районной газеты («Колхозник», «Искра», «Голос хлебороба») за 1947–2018 гг., «эстафетные» фотоальбомы по школам и учреждениям культуры, судебные материалы военного периода и другие ценные источники по истории Баевского района.

В фондах ликвидированных учреждений, предприятий и организаций имеются документы по личному составу (приказы по личному составу, ведомости начисления и выплаты заработной платы, личные дела уволенных работников идр.).

На хранении в муниципальном архиве Баевского района Алтайского края находятся

133 фонда, 24 561 единица хранения за 1909 – 2022 гг.:

Сведения об организации архива на территории Баевского района в документах до 1939 г. отсутствуют. В соответствии с приказом председателя Баевского райисполкома от 25 января 1939г. №3 в штате райисполкома состоял заведующий архивом райисполкома.

В 1939 г. государственные архивы районного значения, в том числе Баевский, были переданы в ведение НКВД СССР. Решением организационного комитета Президиума Верховного совета РСФСР по Алтайскому краю от 9 сентября 1939 г. № 3716 «О состоянии и условиях хранения архивных материалов в районных государственных архивах действующих учреждений и предприятий Алтайского края» райисполкомы обязывались в месячный срок организовать архивы, предоставив под них хорошо оборудованные, сухие, безопасные в противопожарном отношении помещения. С 1953 г. райархивы перешли в непосредственное подчинение районных отделов МВД СССР на правах структурного подразделения, а с 1955 по 1961 г. находились в совместном ведении отделов МВД СССР и райисполкомов. Впоследствии райгосархив входил в структуру Баевского райисполкома. С 1969 г. заведующие райгосархивом стали утверждаться на сессиях районного Совета депутатов.

В 1987 г. районный государственный архив был преобразован в архивный отдел райисполкома, а с 1992 г. – в комитет по делам архивов райадминистрации; с 2006 г. действует архивный отдел Администрации Баевского района Алтайского края.

Штат районного архива всегда предусматривал наличие только одного сотрудника – заведующего. Неоднократная их смена, о чем свидетельствуют сохранившиеся с 1972 г. акты приема-передачи дел, привела к неудовлетворительному состоянию архива. Судя по учетным документам, серьезная работа над формированием архивного фонда началась в сентябре 1994г. с приходом О.А. Мазуровой. Она составила исторические справки к большинству фондов, провела проверку наличия и состояния архивных документов, навела порядок в учетных документах, сократила задолженность организаций по упорядочению документов. Список источников комплектования был весьма обширным и включал органы власти и их структурные подразделения, совхозы и колхозы района, организации, профсоюзные комитеты по отраслям.

Районный архив (два архивохранилища и рабочий кабинет) располагался в здании райисполкома (администрации района), в 2001 г. был переведен в здание Администрации Баевского сельсовета, где архивохранилище занимало помещение актового зала.

Сегодня муниципальный архив размещается на 2-м этаже двухэтажного кирпичного здания, которое ранее целиком принадлежало центральной районной аптеке. В его распоряжении просторный рабочий кабинет и два архивохранилища. Приобретены компьютерная и копировально-множительная техника, металлические стеллажи, архивные короба, установлена охранная и пожарная сигнализация, проведено 100 %-ное картонирование архивных документов, наведен порядок в учетных документах, переоформлены дела фондов, описи дел. Общая площадь архивохранилищ составляет 92 кв. м, загруженность – 58,4 %.

Финансирование муниципального архива осуществляется за счет средств районного бюджета, возможности которого весьма ограничены, тем не менее материальная база архива постепенно укрепляется. Ежегодно закупаются архивные короба, в течение двух лет было выделено более 50 тыс. руб. на приобретение металлических стеллажей, проведена замена окон во всех помещениях архива, силами сотрудников отдела осуществляется текущий косметический ремонт. В целом в отделе созданы хорошие условия для работы сотрудников и хранения документов.

В штат архивного отдела помимо начальника входит специалист (с 2018 г. – главный специалист). На этой должности работает Валентина Александровна Бондарева, в 2010 г. окончившая Алтайский государственный колледж по направлению «Делопроизводство и архивоведение».

Начальник отдела взаимодействует с органами власти, учреждениями и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, решает организационные вопросы, готовит плановую и отчетную документацию, ведет учетные документы, работает по всем направлениям с организациями – источниками комплектования, осуществляет прием дел, согласование описей дел по личному составу, направляет описи дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПМК Министерства культуры Алтайского края, организует и проводит мероприятия с использованием архивных документов, занимается комплектованием архива фотодокументами и документами личного происхождения, готовит материалы для публикаций, размещает информацию на сайте отдела, проводит экскурсии и лекции, организует работу исследователей.

Специалист главным образом исполняет социально-правовые и тематические запросы граждан, организаций, ведет их учет, готовит архивные справки, выписки и копии документов. Он также оказывает методическую и практическую помощь ликвидируемым организациям при подготовке документов для передачи в архив, консультирует граждан по вопросам исполнения запросов социально-правового характера.

В списке источников комплектования 22 организации различных форм собственности: три – государственной, 18– муниципальной и одна частная. В связи с реорганизациями, ликвидациями предприятий и учреждений список сократился: только за последние годы прекращено сотрудничество с целым рядом федеральных и краевых структур, расположенных на территории района (казначейство, органы статистики, ПФР, центр занятости, прокуратура, районный суд).

В базу данных ПК «Архивный фонд» внесены сведения о всех фондах, введены заголовки свыше 24   тыс. ед. хр. (применяется версия 5.0.5). С 2012 г. архивный отдел имеет электронную почту и доступ к интернет-ресурсам. С целью популяризации архивных документов, информирования граждан о составе и содержании фондов муниципального архива и его работе создан собственный сайт.